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Berlin, 28.09. 2007 16:21

Neues Frühwarnsystem für E-Mails:
docs&rules GmbH bietet regel-basierte eGovernance Software Solution

Unternehmen mit hohen Anforderungen an die Einhaltung gesetzlicher und freiwilliger Governance- und Compliance-Verpflichtungen sind die Zielgruppe der neu gegründeten docs&rules GmbH und ihrer innovativen, regelbasierten eGovernance Software Solution. Die Compliance-konforme Lösung sorgt für eine kontrollierte Steuerung und Ablage von E-Mails und sonstigen elektronischen Dokumenten. Dabei wird sichergestellt, dass alle Dokumente die relevanten Vorschriften (SEC, SOX, GdPDU, MiFID, etc.) erfüllen. Geschäftsführer ist Dr. Mathias Petri, bis vor kurzem General Manager ECM Business Solutions bei Beta Systems.


Die Software von docs&rules analysiert den Inhalt von E-Mails, aber auch sonstigen elektronischen Dokumenten, und überprüft, inwieweit dieser gesetzlichen Regeln oder internen „Company Policies“ zuwiderläuft. Der Fokus liegt auf kritischen Sachverhalten, wie etwa Korruption, Kartellbildung, Produkthaftung oder des Datenschutzes. Dr. Mathias Petri: „Mit der Lösung lassen sich vom Prinzip her alle Arten von Dokumenten überwachen, aufgrund ihres hohen Grades an Unkontrollierbarkeit elektronischer Post ist sie jedoch besonders für den Einsatz im E-Mail-Umfeld prädestiniert.“

Nach Überprüfung der E-Mail werden Absender bzw. Empfänger über Auffälligkeiten informiert, so dass eine rechtzeitige Klärung mit der Compliance Abteilung des Unternehmens gewährleistet wird. Damit schafft docs&rules Transparenz im Unternehmen und stellt gewissermaßen ein Frühwarnsystem für E-Mails dar. Mit seiner Lösung adressiert das neue Un-ternehmen in erster Linie das Topmanagement sowie die Compliance-Abteilungen mittlerer bis großer Unternehmen. Vom Wettbewerb setzt sich die Lösung insbesondere durch ihre vollständige Integration in Microsoft Office 2007- und Lotus Notes 8 sowie die gezielte Abbildung internationaler Regularien ab.

Das docs&rules Geschäftsmodell basiert auf einer engen Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern. Die Bausteine für die Integration spezialisierter Klassifikationssoftware sowie die Administration, Regelwerke und Archivierung liefert die StoneOne AG, zur Kategorisierung der E-Mails nutzt docs&rules Komponenten von Beta Systems sowie Intrafind, für die Mail-Archivierung können beliebige ECM-Systeme angebunden werden.

Die Einführung von Governance- und Compliance-Management hat neben der technischen vor allem auch eine prozessuale und organisatorische Dimension; nicht zu vergessen das Training der Mitarbeiter. Von docs&rules wird deshalb auch umfassende Beratung sowie, Training angeboten, Als besondere Leistung für Unternehmen, die mit dem Compliance-Management beginnen, bietet docs&rules ein „Compliance Update“ für Führungskräfte an. Für die notwendige Expertise in den unterschiedlichen Branchen und Fachthemen sorgt die enge Zusammenarbeit mit renommierten Anwaltskanzleien und Beratungshäusern.

Zu den Gesellschaftern der docs&rules GmbH gehört auch Thomas Flum, Gründer von „digital spirit“, einem der führenden deutschen Anbieter von Corporate Learning & Training. Flum bringt seine langjährigen Erfahrungen bei der Compliance-Ausbildung auf einer modernen E-Learning Basis in das Geschäftsmodell mit ein. Die Verwendung eines optional einsetzbaren „Smart Training“ in der eGovernance Software Solution versetzt Mitarbeiter/innen in die Lage, schnell und intuitiv den Umgang mit Compliance-relevanten E-Mails selbst zu überprüfen.


Bildunterschrift:
Mathias Petri, Geschäftsführer der docs&rules GmbH

Kontaktinformationen:
Frank Zscheile
Bergmannstr. 26
80339 München