Gehaltserhöhung in PS | Mit Dienstwagen Mitarbeiter motivieren und Steuern sparen
Ein Dienstwagen ist für viele Arbeitnehmer ein Privileg. Er dient nicht nur als Arbeitsmittel, sondern drückt zugleich den Status des Mitarbeiters und die Anerkennung des Arbeitgebers aus. Gerade in Zeiten schwacher Konjunktur und kleiner Gehaltssprünge können Unternehmen durch die Bereitstellung eines Dienstwagens engagierten Mitarbeitern einen lukrativen Sachlohn bieten. Welche organisatorischen, steuerlichen und bilanziellen Aspekte hierbei beachtet werden müssen, zeigt der „Ratgeber Dienstwagenmanagement", den die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche GmbH und die VR-LEASING AG in Kooperation mit dem F.A.Z.-Institut herausgegeben haben. Der Ratgeber richtet sich an Mittelständler und Großunternehmen, die einen Fuhrpark besitzen oder ihren Mitarbeitern erstmals Dienstwagen zur Verfügung stellen wollen.
Für ein Unternehmen spielen beim Dienstwagenmanagement neben den Motivationsfaktoren, z.B. eine stärkere Identifikation mit dem Unternehmen und größere Leistungsanreize, auch die organisatorischen und finanziellen Überlegungen eine Rolle. Schließlich muss sich die Investition in Mitarbeiter und Dienstwagen lohnen. So wirken sich für den Arbeitgeber z.B. Leasing und Kauf von Fahrzeugen bilanziell und steuerlich unterschiedlich aus. Für den Arbeitnehmer dagegen bestehen neben den ideellen auch finanzielle Vorteile, die Arbeitnehmern auch bewußt sein müssen, sollen sie an einem „Dienstwagenmodell" Interesse finden.
Steuerlich gilt, dass Arbeitnehmer ihren geldwerten Vorteil aus der Dienstwagennutzung versteuern müssen, wenn sie das Fahrzeug unentgeltlich für private Zwecke nutzen. Das Einkommensteuergesetz bestimmt zwei Berechnungsmethoden, nach denen der geldwerte Vorteil ermittelt werden kann: nach der so genannten 1-Prozent-Regel (pauschale Nutzungswertermittlung) oder durch die Führung eines detaillierten Fahrtenbuches. Aber welche dieser beiden Varianten ist für den Arbeitnehmer günstiger? Kriterien für die steueroptimale Wahl sind:
die Höhe der Anschaffungskosten des Dienstwagens,
die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte,
die mit dem Fahrzeug jeweils jährlich zurückgelegte Gesamtstrecke,
die Höhe der laufenden Aufwendungen für den Pkw.
Pauschale Antworten sind nicht möglich. Zumindest für den Arbeitgeber ist die 1-Prozent-Regel mit einem geringeren Risiko verbunden. Denn die Pauschalierung gilt unabhängig von der tatsächlichen Nutzung des Fahrzeugs. Lohnsteueränderungen infolge lückenhafter Aufzeichnungen sind im Rahmen von Prüfungen durch das Finanzamt hier nicht zu erwarten.
Insgesamt betrachtet, können Arbeitnehmer und Arbeitgeber durch die Gehaltserhöhung in PS gegenüber einer Barlohnerhöhung Steuern und Sozialversicherungsabgaben sparen. Um die Vorteile zu nutzen, wurden in der Praxis auch Car-Sharing-Modelle entwickelt, bei denen sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer als Leasingnehmer auftreten. Auf steuerliche Risiken solcher Modelle geht der Ratgeber ein.
Neben lohn- und umsatzsteuerlichen Aspekten beleuchtet der Ratgeber auch bilanzrechliche Themen des Dienstwagenmanagements. Dazu gehört die Bilanzierung des Leasings bzw. des darlehenfinanzierten Kaufs von Dienstwagen beim Arbeitgeber. Erläutert werden das geltende Handels- und Steuerbilanzrecht sowie internationale Rechnungslegungsgrundsätze (IAS/IFRS), die künftig nicht nur für kapitalmarktorientierte Unternehmen, sondern auch für Mittelständler von zunehmender Bedeutung sein werden. Auch unter dem Einfluss erhöhter bankaufsichtsrechtlicher Anforderungen bei der Kreditvergabe (Basel II) spielt die bilanzrechtliche Behandlung des Leasings bzw. des darlehenfinanzierten Kaufs eine wichtige Rolle.
Wie lässt sich nun ein Dienstwagenmanagement realisieren? Dafür müssen mehrere Themen wohl überlegt und entschieden werden:
Fahrzeugbeschaffung und -logistik,
Finanzierungsalternativen,
Serviceleistungen,
Dienstwagenmodell (Gehaltsbestandteil, Gehaltserhöhung etc.),
die Dienstwagenordnung (Car-Policy).
Grundlage für das unternehmensspezifische Dienstwagenmanagement ist die Dienstwagenordnung. Sie definiert die Normen zur Steuerung des Fuhr-parkgeschehens und schafft die Basis für die Fuhrparkstruktur. Die Car-Policy regelt die Prozesse von der Anforderung und der Übernahme der Fahrzeuge über die Laufzeitbetreuung bis hin zur Rückgabe. Eine wesentliche Funktion der Car-Policy ist es, die Anforderungen der Dienstwagennutzer und die Sicherstellung der Mobilität unter dem Blickwinkel der Kosteneffizienz des Unternehmens miteinander zu verbinden. Unternehmensinterne Richtlinien der Dienstwagenvergabe differenziert nach Nutzergruppen, Fahrzeugkategorien und Serviceleistungen werden im Ratgeber ausführlich erläutert.
Der Ratgeber kostet 25 Euro und ist zu beziehen über:
F.A.Z.-Institut für Management-, Markt- und Medieninformationen GmbH
z. Hd. Frau Ilona Binsack
Postfach 20 01 63
60605 Frankfurt am Main
oder per Fax: 0 69 / 75 91-19 66
VR-LEASING AG
Die VR LEASING gehört zu den führenden herstellerunabhängigen Leasinggesellschaften in Europa. Sie ist die Leasinggesellschaft im FinanzVerbund der Volksbanken Raiffeisenbanken. Das Leistungsangebot umfasst das gesamte Mobilien- und Immobilien-Leasing, was durch umfangreiche Serviceleistungen ergänzt wird. Des weiteren enthält das Portfolio Factoring, Zentralregulierung und Investitionsfinanzierung. Die VR LEASING ist in Ungarn und neun weiteren osteuropäischen Ländern direkt vertreten. Rund 190.000 Kunden werden europaweit von rund 2.000 Mitarbeitern über ein flächendeckendes Standortnetz betreut.
Für weitere Fragen:
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Internet: www.vr-leasing.de