Checkliste Pressekonferenz und Pressemitteilung

• Auswahl eines Presseverteilers
  -Auswahl von Journalisten aus etwa 20.000 Redaktionen, speziell auf die Zielgruppe Ihrer Pressekonferenz zugeschnitten.



• Dreifacher Versand der Einladung
  - Versand der erste Einladung 2 Wochen vorher per Post. Tipp: Kleines Werbegeschenk beifügen.
  - Versand der zweiten Einladung 1 Woche vorher per Telefax.
  - Terminerinnerung per Telefax am Vortag.
  - Persönliches Anrufen der wichtigsten Journalisten am Vortag.
  - Nur in Ausnahmefällen eine schriftliche Terminzusage verlangen!



• Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes und Termins
  - Zentral gelegen, gut erreichbar.
  - Möglichst einen Bezug zur Pressekonferenz herstellen (z.B. Im Zoo bei Tierfutter oder Konferenzraum des Vorstandes bei Wirtschaftsmeldungen).
  - Pressekonferenzen sollten immer zwischen 10 und 12 Uhr stattfinden.



• Perfekte Infrastruktur für die Presse schaffen
  - Hintergründe, mit Logos und Beleuchtung, für Foto- und Filmaufnahmen bereitstellen.
  - Auf gute Platzierung der Akteure vor den Werbehintergründen achten.
  - Podium mit Namenschilder und Firmenlogos versehen.
  - Anschlussmöglichkeiten für Tonaufnahmen der Radioleute an die Mikrofonanlage bieten.
  - Internetanschluss bereitstellen (Notebooks, Laptops)
  - Rückprojektionsanlage installieren.
  - Dekorationen (Blumen, Werbebanner, Geräte usw.).
  - Den Zugang vom Parkplatz bis zum Konferenzort gut beschildern.
  - Für angemessene Bewirtung sorgen.



• Pressematerial bereitstellen
  - Pressemappen
  - Pressetexte
  - Informationsmaterial (Keine Prospekte oder Werbebroschüren)
  - Pressefotos
  - Pressedias
  - Presse CDs
  
  - O-Töne auf CD
  - Firmenvideos
  


• Human Resources
  - "BRIEFING" aller Mitarbeiter und Akteure.
  - Geschulte Mitarbeiter am Empfang.
  - Moderator (Journalist).
  - Gesprächspartner für Zeitungs-Interviews.
  - Gesprächspartner für Radio-Interviews.
  - Gesprächspartner für Fernseh-Interviews.
  - Prominente Unterstützer (Rudolph Mooshammer).
  - Attraktionen (Tiere, Clown, Zauberer usw.).
  - Hostessen.
  - Geschulter Techniker.



• Versand von Pressemitteilungen an nicht teilnehmende Redaktionen

- Postversand Ihrer Pressemappe an 1000 Redaktionen am Tag der Pressekonferenz.
- Faxversand Ihrer Pressemitteilung an 2000 Redaktionen nach der Pressekonferenz ab 18 Uhr.
- E-Mailversand an etwa 6000 Journalisten Ihrer Zielgruppe am nächsten Tag.
- Einstellen Ihrer Pressemitteilung mit einem Foto bei www.News-Ticker.org nach 18 Uhr.
- Anmeldung Ihrer Pressemitteilung bei 118 Suchmaschinen im Internet.

Erfolgskontrolle
- Beauftragung eines Zeitungsauschnittdienstes (Clipping-Dienst).
- Recherche im Internet.




I. Ideale Pressearbeit aus Journalistensicht


• Verläßlichkeit und Verbindlichkeit im Umgang miteinander. Partnerschaftlichkeit ist das einzige Fundament, auf dem sich eine wirklich gute Zusammenarbeit zwischen Journalisten und Pressestellen aufbauen läßt. Dazu gehört der möglichst
  umgehende Rückruf, die kurzfristige Lieferung der fest versprochenen Information
  und die Benennung von tatsächlich informierten Ansprechpartner.


• Einsicht in die Terminknappheit der Journalisten für deren zeitsparende
  Arbeitsweise. Wer hat schon Zeit und Lust, die simple Frage nach einem fehlenden
  Detail wie Marktanteil, Gründungsjahr oder dem Vornamen des Geschäftsführers in
  einem ausführlichen Brief oder Fax darzustellen und zu begründen?


• Eine klare, transparente Aufbau- und Ablauforganisation. Kein Journalist möchte
  sich erst dreimal innerhalb er Pressestelle verbinden lassen, bevor er beim richtigen
  Ansprechpartner für die Fachpresse Telekommunikation, Hauptabteilung,
  Nutzwerke, Untergruppe Sachsen II landet. Und wenn der Pressesprecher „die
  Chefredaktion“ schriftlich zum Hintergrundgespräch einlädt und Tage später drei
  zum Telefondienst abkommandierte Praktikantinnen sämtlich Redaktionsmitglieder
  anrufen, um deren Erscheinen abzufragen, dann sorgt dies bestenfalls für
  Verwirrung.


• Aktuelle Verteiler, das heißt die Kenntnis der Redaktionsmitglieder und der
  korrekten Schreibweise ihrer Namen. Und die an die jeweiligen Redakteure
  versandten Pressemitteilungen bitte nur in einer Ausfertigung! Ein vorsichtshalber
  dem Fax nachgesandter Brief wandert sowieso gleich in die Rundablage und die
  parallele E-Mail in den elektronischen Papierkorb. Ein Klick genügt.


• Auch unter Aktualitätsdruck brauchbare Pressemitteilungen, die optimalerweise
  folgende Kriterien erfüllen und den Adressaten spüren lassen, daß sich die
  Verfasser auch etwas dabei gedacht haben:


II. Checkliste Pressemitteilung

1. Form
- Einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Design).
- Genaue Angaben des Absenders (Firmenname, Adresse, Telefon, Telefax,
E-Mail, Website).
- Datum angeben.
- Gut lesbare Schrift.
- 1,5facher Zeilenabstand
- Breiter Rand (zum Redigieren).
- Nichts – auch nicht den Firmennamen – in Versalien schreiben.
- Zahl der Anschläge angeben.
- Verantwortlichen für Rückfragen angeben.
- Stehen Fotos, Screenshots, anderes ergänzendes Material zur Verfügung?
- Wenn ja, was genau (Format, Farbe, Systemvoraussetzungen)?

2. Inhalt
- Ist der Anlaß angemessen?
- Was hat der Leser/Zuschauer/Zuhörer davon?
- Zwei prägnante Überschriften formulieren.
- Das Wichtigste nach vorn: Wer? Wie? Wo? Wann verfügbar? Welche Quelle?....
- Qualität geht vor Quantität: Beschränkung auf das Wesentlichste.
- Fakten, Daten und Nachprüfbares nennen.
- Vermeiden: Superlative, lobende Adjektive, nicht nachprüfbare Alleinstellungsbehauptungen,
abstrakte Formulieren, Modewörter, Slang, Fachtermini, Abkürzungen, Fremdwörter.
- Kurze Sätze, kurze Absätze, kurze Texte.
- Einfache und klare Sprache.
- Immer an Zielgruppen denken: Ist der Text für eine Fachzeitschrift, für eine Publikumszeitschrift oder
für eine Tageszeitung bestimmt?
- Mit dem Firmennamen und dem Namen des dargestellten Produktes/der Dienstleistung sparsam
umgehen.

III.Checkliste Pressekonferenz

1. Planungsphase
- Lohnen die Fakten eine Pressekonferenz
oder reicht nicht eine Pressemitteilung?
- Wer soll erreicht werden, welche Medien sind für die Pressekonferenz geeignet?
- Welcher Termin ist günstig?
- Liegen die Namen und Anschriften der Redaktionsmitarbeiter und Redakteure vor?
- Sollte der Adressatenkreis verkleinert oder vergrößert werden?

2. Einladung
- Erster Hinweis auf die Pressekonferenz rund acht Wochen vor dem Termin
- Versand der Einladungen drei Wochen vorher mit frankierter Rückantwortkarte
- Themen der Pressekonferenz
- Ort, Datum, Beginn und Ende der Pressekonferenz
( maximal eine Stunde)
- Wer referiert zu welchem Thema?
- Wer leitet die Pressekonferenz?
- Hinweise zu Anfahrt, Parkmöglichkeiten und Imbiß
- Telefonnummer für Rückfragen mit Namen der Kontaktperson
- Telefonische Nachfrage zwei Tage vor der Pressekonferenz
bei Journalisten, die nicht reagiert haben

3. Pressemappe
- Teilnehmerliste der Veranstalter
(Referenten mit Titel, Vor- und Nachnamen, Funktion)
- Teilnehmerliste der Journalisten
- Pressemitteilung in Kurzfassung und ausführlicher Fassung
- Geschäftsbericht und Informationsbroschüren
- Fotos (13 x 8)
- Kleines Pressegeschenk als Aufmerksamkeit

4. Organisation der Pressekonferenz
- Ist der Raum geeignet?
- Sind Störungsmöglichkeiten ausgeschlossen?
- Ist der Raum groß genug, ist er überdimensioniert?
- Sind genügend Sitzplätze und Tische vorhanden?
- Ist die Beleuchtung ausreichend?
- Kann bei Dias oder Overhead-Folien verdunkelt werden?
- Funktioniert die Technik?
( Mikrofon, Lautsprecher, Overhead-Projektor)
- Wird ein Rednerpult benötigt?
- Sind Hinweistafeln zum Veranstaltungsraum angebracht?
- Ist die Begrüßung der ankommenden Teilnehmer vorbereitet?
- Ist ein Tonbandgerät für die Aufzeichnung der Pressekonferenz vorhanden?
- Ist ein Zeitungsausschnittdienst für die Pressedokumentation beauftragt?

5. Nachbereitung
- Ist die Botschaft klar und deutlich verstanden worden?
- Sind die wichtigen Themen in der Presse aufgegriffen worden oder hat man sich auf
Nebenaspekte beschränkt?
- Ist der Nachdruck – differenziert nach Zielgruppen und Medien –
zufriedenstellen gewesen?